Estamos passando por um momento no qual se multiplicam as reuniões virtuais onde colaboradores de vários níveis estão a discutir e a tomar decisões. Reuniões não são grupos de trabalho onde o tempo de envolvimento de cada membro em exercícios de trocas síncronas e assíncronas é significativamente maior; reuniões devem ser efetivas, conduzidas de forma dinâmica e em tempos menores.
A seguir, para estimular as considerações sobre o tema, disponho as impressões sobre cada aspecto que considerados como relevantes para a boa condução e sucesso das reuniões.
Pauta – As reuniões se iniciam com assuntos principais a serem tratados e, de preferência, com o conhecimento prévio dos envolvidos.
Prazo definido de início e término – As reuniões são atividades de trocas importantes, mas não podem ser confundidas como trabalhos de grupo. Reuniões devem ter um tempo estipulado para ocorrerem.
Moderação adequada – Pessoas com a responsabilidade de conduzir a reunião, estimulando a criatividade, criando cenários de respeito mútuo e assegurando o foco da pauta da reunião.
Secretário – Pessoa destinada a consolidar e registrar os pontos mais importantes tratados, as decisões e os responsáveis por cada ação a ser implementada, entre outras atividades.
Cronometrista – Tem a função exclusiva de auxiliar o moderador e o secretário, controlando o tempo de início e término da reunião, com a responsabilidade principal e avisar com a antecedência ao moderador sobre o tempo restante para o encerramento.
Participação efetiva – Durante o tempo da ocorrência das reuniões todo o empenho é necessário para impedir interferências externas.
Eleição nominal de responsáveis– nomes bem definidos para execução de cada medida, quando assim se aplicar.
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