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Caminho sem volta. As inspeções virtuais

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06/07/2022

A pandemia nos levou a quebrar vários paradigmas. Em abril de 2021, em meu artigo “O novo normal em inspeções”, levei para meus leitores a ideia de um futuro no qual as inspeções governamentais seriam realizadas utilizando meios virtuais.

No meu texto:

“Assim, reuniões com gestores e técnicos através de plataformas virtuais, visitas dirigidas às instalações por navegação de utilitários com aplicativos de som e imagem podem se apresentar como uma resposta de uso imediato”.

Atualmente, estamos mais perto deste cenário e isto nos estimula a tratar este assunto, ainda hoje, de tal forma que nossa equipe de auditores internos esteja preparada para tal e capacitada a conduzir inspeções virtuais efetivas. Isto porque, já constatamos que a pandemia pode passar, mas a ideia de realizar reuniões virtuais vai ficando cada vez mais forte.

É bem possível que, fora o FDA, as agências reguladoras nacionais de outros países, ainda prefiram não se lançar neste novo tipo de inspeção. No entanto, empresas de outros países que têm de seguir as exigências regulatórias americanas devem esperar por novidades em suas inspeções. Daí, a importância de também preparar nossos líderes, técnicos e especialistas (não somente nossos auditores internos) para participarem de auditorias virtuais de maneira adequada.

Ainda trabalhando este tema, vale lembrar que navegar pela rede é uma atitude perigosa que pode expor dados restritos e de propriedade das empresas a “hackers”, implacáveis e dispostos a negociar dados confidenciais, entre eles aqueles associados às questões de desenvolvimento de produto, metodologias analíticas e de produção de medicamentos, por exemplo.

Não me posiciono contra as inspeções virtuais. Vejo como um “caminho sem volta”, no qual temos, todos, que nos adaptar no sentido de analisar os riscos para as agências e para o ambiente regulado. Como costumo dizer, temos de nos preparar para os contrafactuais.

Deixo três perguntas:

  • A sua empresa já sofreu ataques de hackers?
  • Informações transmitidas durantes reuniões com inspetores estarão plenamente seguras e protegidas de ataques?
  • É possível imaginar que estejamos próximos de um novo marco regulatório em inspeções governamentais?

O futuro nos mostrará.

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“Caminho sem volta. Inspeções virtuais” de Carlos Santarem está licenciado com uma Licença Creative Commons – Atribuição-SemDerivações 4.0 Internacional.

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O novo normal em inspeções.

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14/04/2021

Um ambiente de dificuldades.

Em face da pandemia, inspeções governamentais, em muitos países, foram suspensas ou sofreram mudanças em seus prazos e suas metodologias. É certo que o acompanhamento das operações de muitas empresas tem de ser feito de forma regular e compulsória, em nome da saúde e do bem-estar de seus cidadãos, mas como realizar inspeções realmente efetivas nesse momento de calamidade?

Uma reflexão sobre o assunto tem levado muitos profissionais e agências reguladoras a repensar a forma de auditar, imaginando a realização de inspeções com o auxílio de novas facilidades e ferramentas. Certo também é que as agências não podem acumular inspeções que já deveriam ter sido feitas, independentemente do cenário de dificuldades que se apresenta para o cumprimento de tais programas.

Fica a pergunta: Quanto foi reduzido o número de inspeções presenciais?

Outra pergunta: Até que ponto a não realização das inspeções (ou o seu atraso) pode afetar a segurança dos cidadãos e a qualidade de fornecimento de produtos e serviços regulados pelas boas práticas?

Sabemos que apenas as solicitações de registros não atendem, plenamente, às necessidades de uma inspeção rigorosa.

Uma visão de futuro

Diante desse quadro, a realização de inspeções à distância é uma ideia já levada em consideração por muitos especialistas e pode, de certa maneira, promover uma mudança positiva no estado atual. Assim, reuniões com gestores e técnicos através de plataformas virtuais, visitas dirigidas às instalações por navegação de utilitários com aplicativos de som e imagem podem se apresentar como uma resposta de uso imediato. Isso hoje.

Do meu ponto de vista, embora a inspeção presencial seja insubstituível, as novas facilidades e ferramentas farão parte das inspeções governamentais até mesmo depois da pandemia. Será somente uma questão de tempo.

Cabe às empresas, vislumbrarem essa possibilidade e também se preparem para este “novo normal”.


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Premissas erradas

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Muitos treinamentos motivacionais voltados para os conceitos de Boas Práticas de Fabricação são elaborados em premissas que apenas dificultam o engajamento dos colaboradores no processo de implantação e de manutenção das BPF, bem como do processo melhoria contínua.


Uma de tais premissas é que, para os colaboradores, a razão das Boas Práticas e da Melhoria Contínua, aceita pelos técnicos da empresa, seus gerentes e diretores é suficiente para que todos – sem exceção – se motivem a trabalhar em conformidade com as normas. Aí, pode estar um dos motivos que provocam os fracassos em treinamentos corporativos. Para cada colaborador existe uma razão específica e, na maioria das vezes, ela não é a mesma razão do seu gerente…

Outra premissa é a de que os colaboradores do conhecido “chão de fábrica” podem sempre receber treinamentos exclusivamente desenhados e ministrados por pessoal interno, ao contrário de outras áreas da companhia que eventualmente recebem treinamentos com palestrantes externos (muitos deles extremamente capacitados e experientes) com material mais rico, e mais preparados para eventos de capacitação e de sensibilização. Junte as duas premissas, e veja o seu processo de treinamento começar a naufragar.

Em alguns casos, serão centenas de horas-homem/ ano dedicadas a treinamentos pouco eficazes.

Em outras palavras, quantas vezes você viu não conformidades se repetirem, mesmo que o assunto já tivesse sido tratado exaustivamente em treinamentos internos?

Em mais palavras, quantas vezes você assistiu auditores e inspetores externos evidenciarem falhas que não mais – em nenhuma hipótese – deveriam estar se repetindo porque foram exaustivamente discutidas em seus treinamentos?

Eventualmente, ou de forma periódica, a presença de instrutores externos pode fazer muito bem para o seu negócio; contribuindo para gerar mais conteúdo e mais qualidade para os seus treinamentos, apoiando sua equipe de treinamento com novos enfoques, ajudando a promover um ambiente sem desvios de qualidade e contribuindo para diminuir as não-conformidades em auditorias. 


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As evidências objetivas nas auditorias

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Fator crucial em auditorias, as evidências objetivas devem ser buscadas e coletadas pelos auditores de maneira técnica e profissional no sentido de gerar relatórios completos e confiáveis.

Um item apontado como não conforme pode comprometer o resultado final do sistema de qualidade de uma empresa, pode comprometer também pessoas e departamentos. Quando este item não é acompanhado de evidências objetivas, sofre então a reputação do auditor.

A metodologia correta de identificação, separação e organização de tais evidências nos oferece a possibilidade de constatar as observações feitas de forma irrefutável. Para isto alguns cuidados são importantes:

  • Documentos e registros devem ser claramente identificados com a sua versão.
  • Peças e componentes devem ser também referenciados com número de série e/ ou lote.
  • Todas as pessoas contatadas e entrevistadas devem compor uma relação nominal com, no mínimo os seguintes dados: nome, cargo, área, telefone e e-mail corporativo.

Diante de um indício de não conformidade é importante aumentar, se possível, a amplitude da amostragem, através de todas as possibilidades viáveis, com o objetivo de estressar o assunto até a constatação final.
Em casos de dúvida sobre qualquer questão, releia o item do seu relatório e discuta o conjunto de evidências que você recolheu com seus colegas auditores participantes da auditoria. Certifique-se de que elas – as evidências – sejam – sempre – contundentes.


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